Codice EticoRevisione del 09.05.2018

1.1 IL CODICE ETICO DI BEIERSDORF SPA
1.2  DESTINATARI ED AMBITO DI APPLICAZIONE DEL CODICE ETICO
1.3 DIFFUSIONE DEL CODICE ETICO

2.1 CONFORMITA’ ALLA LEGGE ED ALLE NORMATIVE
2.2 PRINCIPI GENERALI DI COMPORTAMENTO
2.3 CORPORATE GOVERNANCE
2.4 CONCORRENZA LEALE
2.5 TUTELA AMBIENTALE

3.1 RISORSE UMANE, POLITICHE DI SELEZIONE E SVILUPPO DELLA PROFESSIONALITA’.
3.2 AMBIENTE DI LAVORO, TUTELA DELLA PERSONA E DELLA PRIVACY
3.3 RAPPORTI INTERNI
3.4 CONFLITTO DI INTERESSI. PREVENZIONE

4.1. SISTEMI CONTABILI, PROTOCOLLI SPECIFICI TRASPARENZA CONTABILE
4.2 TUTELA DEL PATRIMONIO AZIENDALE E SOCIALE

5.1 NORME ETICHE NEI CONFRONTI DEI TERZI: RAPPORTI CON LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE ED ISTITUZIONI
5.2 RAPPORTI CON ORGANIZZAZIONI POLITICHE E SINDACALI
5.3 RAPPORTI CON CLIENTI E FORNITORI
5.4 INFORMATIVA SOCIETARIA
5.5 INFORMAZIONI RISERVATE
5.6. RAPPORTI CON GLI ORGANI DI INFORMAZIONE 

6. ORGANISMO DI VIGILANZA 

7. VIOLAZIONI DEL CODICE ETICO E SISTEMA SANZIONATORIO.

Al fine di definire con chiarezza l’insieme dei valori ai quali BEIERSDORF S.P.A. si ispira per il raggiungimento dei propri obbiettivi, la società ha predisposto il presente Codice Etico il cui contenuto è adeguato alla realtà locale, alla legislazione nazionale ed alle prescrizioni di cui al D.lgs 231 del 2001 e la cui osservanza è imprescindibile per il corretto funzionamento, l’affidabilità, la reputazione e l’immagine della Società.

• principi e norme di riferimento
• criteri di condotta
• disciplina della concorrenza
• disciplina amministrativa degli appalti pubblici
• disciplina della concorrenza sleale

Nel presente codice etico vengono inoltre riportate, situazione per situazione, considerazioni e raccomandazioni pratiche relativamente ai comportamenti da adottarsi o da evitarsi a seconda dei casi.
Tutte le azioni e le operazioni dell’ente devono avere una registrazione adeguata e deve essere possibile la verifica del processo di decisione, di autorizzazione e di svolgimento.
Per ogni operazione vi deve essere un adeguato supporto documentale al fine di poter procedere, in ogni momento, all’effettuazione di controlli che attestino le caratteristiche e le motivazioni dell’operazione e individuino chi ha autorizzato, effettuato, registrato e verificato l’operazione stessa.

Le norme contenute nel presente Codice si rivolgono e si applicano, senza l’ammissione di alcuna eccezione, agli organi direttivi, a tutti i dipendenti della Società ed a coloro che, direttamente o indirettamente, costantemente o temporaneamente, collaborano, instaurano rapporti o relazioni con la medesima.
I soggetti di cui sopra, denominati destinatari, sono tenuti ad informare i terzi con mezzi idonei in ordine ai doveri che trovano fondamento nel Codice, nonché ad esigerne l’osservanza e ad adottare consone iniziative nell’ipotesi di omesso adempimento.

La Società favorisce la conoscenza e la diffusione del Codice Etico tra tutti gli amministratori, dipendenti, collaboratori, clienti e fornitori, chiedendone il rispetto e curandone l’osservanza.
La Società agevola e promuove il periodico aggiornamento del Codice e la disponibilità di ogni strumento che favorisca la completa applicazione dello stesso.

La Società svolge la propria attività in assoluta e totale osservanza e rispetto delle normative vigenti nei paesi in cui opera, in ottemperanza ai principi dettati dal Codice Etico, dal Modello e dalle procedure interne.
Caratteristica comune di tutta l’organizzazione della Società è rappresentata dall’integrità morale, che rappresenta un dovere morale, ancor prima che giuridico, per tutti coloro che operano per la Società.
Gli amministratori e i dipendenti della Società, nonché tutti i soggetti che a qualunque titolo operano o collaborano con la medesima, sono tenuti alla conoscenza le leggi e le normative attinenti vigenti in tutti i Paesi in cui la Società opera, ivi comprese le prescrizioni del presente Codice, del Modello e delle procedure aziendali.

I rapporti ed i comportamenti degli operatori, ad ogni livello, devono essere improntati ai principi di onestà, correttezza, integrità, trasparenza e reciproco rispetto, al rifiuto di ogni condotta che presenti aspetti non compatibili con un modello organizzativo e gestionale caratterizzato dall’assoluto rispetto delle norme di legge e delle regole comportamentali e procedurali che vigono all’interno di Beierdorf S.p.A. A questo proposito si segnala l’esigenza, a tutela dell’intera azienda, di segnalare condotte illecite o violazione del modello di organizzazione e di gestione ex D.Lgs. 231/2001 attraverso la procedura indicata nell’allegato al modello organizzativo stesso “Il sistema di whisleblowing”).
Tutte le attività lavorative devono essere svolte con impegno professionale, rigore morale e correttezza gestionale, anche al fine di tutelare l’immagine dell’azienda.
Ogni attività deve essere basata su informazioni corrette, complete e possibilmente documentate.
Gli operatori devono impegnarsi ad agevolare le verifiche svolte dagli organi competenti, tenendo un atteggiamento collaborativo.

La Società adotta un sistema di Corporate Governance conforme alle statuizioni di legge ed alle migliori prassi aziendali, tendendo a tutelare, in modo appropriato ed efficace, gli interessi legittimi degli shareholders.
L’impianto di governo societario è teso pertanto alla massimizzazione del valore per gli azionisti, al controllo dei rischi di impresa ed alla trasparenza nei confronti del mercato.
Le considerazioni in ordine alla Corporate Governance vengono conseguentemente e coerentemente riflesse in strutture organizzative ed in procedure in evoluzione costante.

La Società si impegna a rispettare i principi e le regole della concorrenza leale, vietando ogni comportamento anticompetitivo e l’abuso di una posizione di mercato dominante.

La Società e tutti i destinatari, nello svolgimento delle loro funzioni, si impegnano a rispettare la vigente normativa in materia di tutela e protezione ambientale, promuovendo la ricerca di un equilibrio fra crescita economica, continuo miglioramento dei risultati ambientali e di responsabilità sociale.
La conduzione delle attività della Società è fondata sul corretto utilizzo delle risorse e sul rispetto dell’ambiente.

Le risorse umane sono considerate un elemento indispensabile e fondamentale, che costituisce il fattore determinante del successo competitivo sul mercato.
Le qualità richieste dalla Società ai propri amministratori, dipendenti e collaboratori sono costituite dall’onestà, lealtà, capacità, professionalità, preparazione tecnica e dedizione.
La Società opera la selezione del personale in base ai valori ed alle caratteristiche sopra enunciate, nel rispetto delle pari opportunità e senza alcuna forma di discriminazione, affinché le risorse acquisite rispondano ai profili concretamente necessari alle esigenze aziendali, evitando ogni tipo di agevolazione o favoritismo.
La Società si impegna a coltivare le condizioni necessarie a favorire lo sviluppo della professionalità, agevolando l’aggiornamento professionale e l’acquisizione di competenza, contestualmente seguendo una politica di avanzamento e di carriera fondata sulla meritocrazia.
In ragione di quanto sopra, i Dirigenti ed i Responsabili sono tenuti a concorrere nella valorizzazione della professionalità, nello sviluppo delle capacità e nella realizzazione delle potenzialità dei loro collaboratori. Ai dipendenti è invece chiesto di conseguire nuove capacità, conoscenze e competenze, e di affinare quelle già acquisite.

La Società svolge le proprie attività in armonia con la vigente legislazione dettata in tema di tutela delle condizioni di lavoro.
Ogni destinatario, nell’ambito delle proprie mansioni, si impegna a condurre le proprie attività sulla base di principi di prevenzione dei rischi, tutela della salute e della sicurezza della persona.
La Società si impegna a creare e garantire un ambiente di lavoro che rifletta le condizioni di cui sopra, assicurando al contempo che sia rispettata la dignità personale del singolo e che non venga a crearsi qualsiasi situazione di discriminazione e condizionamento.
Nel rispetto della legislazione vigente la Società tutela la privacy relativa alle informazioni inerenti la sfera privata e le opinioni di ognuno, la privacy nella corrispondenza e nelle relazioni interpersonali tra i dipendenti, evitando ogni forma di intervento o controllo che possano ledere la personalità.

I rapporti tra i dipendenti della Società devono essere ispirati ai principi di una civile convivenza e solidarietà, nel reciproco rispetto dei diritti e delle libertà delle persone, rifiutando ogni forma di discriminazione.
I dipendenti devono prestare la massima collaborazione nei confronti dei loro responsabili, osservando e svolgendo con diligenza le disposizioni lavorative loro impartite.
I rapporti tra i diversi livelli di responsabilità devono svilupparsi con lealtà e correttezza, nel rispetto delle rispettive funzioni.
I responsabili delle unità organizzative devono esercitare i poteri inerenti la delega ricevuta con obiettività, razionalità ed equilibrio.

Gli amministratori, i dipendenti ed i collaboratori a qualsiasi titolo della Società devono evitare situazioni e/o attività che possano interferire con la loro capacità di assumere decisioni imparziali ed obiettive, o che possano contrapporre un interesse personale con quello dell’azienda.
I soggetti di cui sopra devono quindi escludere ogni possibilità di sovrapporre o comunque intersecare, strumentalizzando la propria posizione funzionale, le attività rispondenti ad una logica di interesse personale e/o familiare con le mansioni che ricoprono all’interno della Società.
Al fine di evitare le situazioni che possano determinare conflitto di interesse i destinatari, al momento dell’assegnazione dell’incarico e dell’avvio del rapporto lavorativo, sono tenuti a sottoscrivere una idonea dichiarazione che esclude la sussistenza di condizioni di conflitto tra singolo e Società, impegnandosi altresì a rilevare interamenti i propri interessi personali e finanziari nell’ipotesi in cui questi possano contrastare con quelli della Società.
Ai destinatari e’ inoltre fatto obbligo di riferire alla Società, nella persona del superiore, ogni informazione utile ad individuare ogni situazione di potenziale conflitto con gli interessi della Società.

In esito all’analisi del contesto aziendale sono predisposti specifici protocolli al fine di garantire la possibilità di identificare i soggetti aziendali responsabili del processo di decisione, autorizzazione e svolgimento delle operazioni.
E’ necessario che ogni operazione sia svolta nelle varie fasi da soggetti diversi, con competenze preliminarmente definite e conosciute dall’organizzazione, al fine di evitare che possano risultare attribuiti poteri illimitati o comunque eccessivi ai singoli soggetti.
Ogni transazione aziendale deve essere tempestivamente registrata in modo veritiero e corretto, sulla base di adeguata documentazione in modo da risultare agevolmente verificabile.
In ordine ad ogni operazione o transazione devono potersi rilevare la legittimità, l’autorizzazione, la coerenza, la congruità e la corretta registrazione, anche sotto il profilo dell’esatto utilizzo delle risorse finanziarie.
La documentazione da riportare in contabilità a supporto della relativa registrazione deve essere completa, chiara, veritiera ed accurata, e deve essere mantenuta agli atti ed archiviata per consentire ogni opportuna verifica.
Ogni soggetto che venisse a conoscenza di omissioni, falsificazioni, trascuratezza nella tenuta della contabilità e della documentazione sottostante è tenuto a riferire i fatti alla Società, nella persona del superiore.
Le sopra citate violazioni assumono rilievo sotto il profilo disciplinare e prevedono l’applicazione di idonee sanzioni.

La Società si impegna affinché l’utilizzo delle risorse disponibili sia tesa a garantire, accrescere e rafforzare il patrimonio aziendale, a tutela della Società medesima, dei soci e dei creditori.
Ogni soggetto è direttamente e personalmente responsabile della protezione e della conservazione dei beni, materiali ed immateriali, e delle risorse affidategli e dell’utilizzo delle stesse in conformità all’interesse sociale.
A tutela dell’integrità del patrimonio sociale è fatto divieto, fuori dai casi espressamente previsti dalla legge, di restituire in qualsiasi forma i conferimenti o liberare i soci dall’obbligo di eseguirli, di ripartire utili non realmente conseguiti o destinati per legge a riserva, di effettuare riduzioni del capitale sociale, fusioni o scissioni in violazione delle norme poste a tutela dei creditori, di formare o aumentare fittiziamente il capitale sociale, di soddisfare le pretese dei soci in danno dei creditori sociali in caso di liquidazione.

La Società si impegna ad evitare condotte che, pur poste in essere nel proprio interesse, risultino pregiudizievoli per le altre società del Gruppo.
Il flusso delle informazioni e delle comunicazioni all’interno del Gruppo deve realizzarsi in conformità ai principi di lealtà, correttezza, veridicità, completezza, chiarezza, trasparenza, prudenza, nel rispetto dell’autonomia di ogni società e dei rispettivi ambiti di attività.

I rapporti e l’assunzione di impegni con la Pubblica Amministrazione e con le Pubbliche Istituzioni sono riservati esclusivamente alle funzioni aziendali preposte ed autorizzate, le quali agiscono nell’assoluto e rigoroso rispetto delle leggi e delle normative vigenti, dei principi dettati dal Codice Etico e dal Modello.
La Società, in relazioni ai rapporti intrattenuti con pubblici ufficiali, incaricati di pubblico servizi e pubblici impiegati, vieta espressamente a tutti coloro che agiscono ed operano nel proprio interesse di accettare, offrire o promettere, anche indirettamente, denaro, doni, beni, servizi, prestazioni o favori non dovuti per promuovere o favorire gli interessi della medesima.
Ogni soggetto che riceva richieste od offerte di denaro od altro beneficio nel contesto dei rapporti con la pubblica amministrazione deve riferirne immediatamente alla Società, nella persona del superiore.
I destinatari che nell’ambito delle loro funzioni si trovino legittimamente ad avere rapporti con la pubblica amministrazione o pubbliche istituzioni sono tenuti a verificare, con la dovuta diligenza, che quanto dichiarato o attestato nell’interesse della Società sia veritiero e corretto.

I contributi a scopi politici, sociali o sindacali sono concessi nei limiti consentiti dalla legislazione vigente, e devono essere adeguatamente registrati  in totale trasparenza.
I destinatari riconoscono che ogni forma di coinvolgimento in attività politiche avviene su base personale, nel proprio tempo libero, a proprie spese ed in conformità alle leggi in vigore.

La Società promuove il rapporto corretto e trasparente con clienti e fornitori.
Ogni destinatario, nell’ambito della gestione dei propri rapporti con i clienti, deve, nel rispetto delle procedure interne, favorire la massima soddisfazione del cliente fornendo informazioni esaurienti ed accurate in ordine ai prodotti ed ai servizi loro forniti.
La selezione dei fornitori e la determinazione delle condizioni di acquisto devono essere effettuate sulla base di una valutazione obiettiva e trasparente, che tenga in debita considerazione la qualità, la capacità di fornire e garantire servizi di livello adeguato, l’efficienza, il prezzo, la convenienza.
Nei rapporti con clienti e fornitori sono espressamente vietate dazioni, benefici, anche indiretti, omaggi, atti di cortesia e di ospitalità, salvo che siano di natura e valore tali da non poter essere interpretabili come finalizzati a concedere od ottenere un trattamento di favore.
Eventuali omaggi, atti di cortesia e di ospitalità devono essere comunicati al superiore e sono sottoposti alla decisione del medesimo.
Il dipendente che riceva da clienti o fornitori doni o trattamenti di favore che passino i limiti degli ordinari rapporti di cortesia, o che li prometta o li faccia ad essi, deve immediatamente relazionare il superiore, il quale ne darà tempestiva notizia alla competente funzione aziendale che, espletate le verifiche del caso, provvederà, tramite le funzioni preposte, a gestire la comunicazione verso l’esterno e ad informare l’autore dell’omaggio in ordine alla politica aziendale sul punto.

La Società, in armonia e nei limiti stabiliti dalle vigenti normative, fornisce tempestivamente ed in modo completo le informazioni, i dati, i chiarimenti e la relativa documentazione richiesti dai soci, clienti, fornitori, autorità di vigilanza e istituzioni, nell’esercizio delle relative funzioni.
La Società garantisce l’accesso alle informazioni a tutti coloro che sono legittimamente interessati alla conoscenza dei fatti aziendali.
La comunicazione di fenomeni o situazioni rilevanti dell’attività e della preventivata evoluzione aziendale deve essere effettuata in maniera puntuale nei confronti degli azionisti.
In particolare le comunicazioni sociali previste per legge, le informazioni ai soci in ordine alla situazione aziendale ed all’attesa evoluzione economica, finanziaria e patrimoniale, devono avvenire in modo da assicurare la verità e la completezza di dette informazioni.

Tutti i soggetti che operano a qualsiasi titolo per conto della Società sono tenuti alla massima riservatezza e quindi a non divulgare o chiedere indebitamente notizie che presentino carattere di riservatezza.
A titolo meramente esemplificativo costituiscono informazioni riservate: i progetti di lavoro, i piani commerciali, industriali e strategici, le informazioni inerenti al Know-How ed ai processi tecnologici, le operazioni finanziarie, le strategie operative, le strategie di investimento e disinvestimento, i risultati operativi, i dati personali dei dipendenti, le liste di clienti, fornitori e collaboratori.
Costituiscono inoltre informazioni riservate tutte le notizie apprese nello svolgimento od in occasione di attività lavorative, dalla cui utilizzazione o diffusione possa derivare un pericolo od un danno alla Società e/o un indebito vantaggio per il soggetto.
In ogni caso, i destinatari, anche in ottemperanza alla legislazione a tutela della privacy, si impegnano a proteggere le informazioni generate o acquisite e ad evitarne un uso improprio o non autorizzato.
La violazione dei doveri di riservatezza può determinare l’applicazione di sanzioni disciplinari.

I rapporti tra la Società e i mass media devono essere tenuti e gestiti solo dalle funzioni aziendali espressamente a ciò delegati.
Ogni richiesta di notizie da parte della stampa o degli organi di informazione ricevuta dal personale deve essere comunicata ai soggetti responsabili delle comunicazioni verso l’esterno, ancor prima di assumere qualsiasi impegno a rispondere alla richiesta.
In ogni caso, le informazioni e le comunicazioni fornite dovranno essere veritiere, complete, precise, curate, trasparenti ed omogenee.

All’Organismo di Vigilanza è assegnata la funzione di vigilare sul funzionamento e l’osservanza del Modello di organizzazione, gestione e controllo adottato dalla Società secondo il dettato del Dlgs 231/01.
L’Organismo di Vigilanza svolge la propria attività con imparzialità, autorità, continuità, professionalità, autonomia ed indipendenza, ed è dotato di adeguate disponibilità di risorse al fine di operare in modo rapido ed efficiente.
In particolare all’Organismo di Vigilanza è consentito di accedere ad ogni fonte di informazione della Società, prendendo visione dei documenti e consultando i dati, di promuovere eventuali revisioni ed adeguamenti del Codice Etico e dei protocolli interni, di effettuare periodici controlli sul funzionamento e l’osservanza del modello.
Affinché i comportamenti contrari al Codice Etico, al Modello, o comunque illeciti, vengano portati agevolmente, direttamente e con riservatezza a conoscenza dell’Organismo di Vigilanza la Società, nel rispetto della privacy e dei diritti individuali, appronta degli specifici canali di informazione.
All’Organismo di Vigilanza spetta l’accertamento puntuale e scrupoloso delle notizie come sopra apprese, al fine di sottoporre la fattispecie alla funzione aziendale competente per l’irrogazione di eventuali sanzioni contrattuali.

La violazione dei principi e delle norme contenute nel presente Codice Etico lede il rapporti di fiducia tra la Società ed i propri amministratori, dipendenti, consulenti, collaboratori, clienti, fornitori, e tutti coloro che abbiano instaurato con la medesima rapporti o relazioni.
La Società provvede a perseguire con tempestività e fermezza le violazioni, mediante l’esperimento di idonee azioni disciplinari, indipendentemente dall’eventuale ed astratta rilevanza penale di tali comportamenti ovvero dell’instaurazione di un procedimento penale.
Nelle fattispecie connotate da maggior gravità la violazione può comportare la risoluzione del contratto di lavoro, se posta in essere dal dipendente, o l’interruzione del rapporto, se concretizzata da un soggetto terzo.