Modello organizzativoBEIERSDORF S.P.A.

ex. art. 6, III comma, Dlgs 8.6.2001 n.231
“Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica, a norma dell’art. 11 della L. 29.9.2000 n. 300”

Parte Generale

1. IL REGIME DI RESPONSABILITÀ AMMINISTRATIVA PREVISTO A CARICO DELLE PERSONE GIURIDICHE. NATURA E CARATTERI
1.1  LE SANZIONI PREVISTE DAL DECRETO
1.2 ESONERO DALLA RESPONSABILITA’. ARTT. 6 E 7 DEL DECRETO
1.3 LINEE GUIDA DI CONFINDUSTRIA

2. ADOZIONE DEL MODELLO DI ORGANIZZAZIONE E GESTIONE DA PARTE DI BEIERSDORF S.P.A.
2.1 FINALITÀ DEL MODELLO.
2.2 ADOZIONE E GESTIONE DEL MODELLO NEL GRUPPO BDF
2.3 MODIFICHE ED INTEGRAZIONE DEL MODELLO
2.4 DESTINATARI DEL MODELLO E DIFFUSIONE.

3. ORGANISMO DI VIGILANZA
3.1 OBBLIGHI INFORMATIVI DELL’ORGANISMO DI VIGILANZA
3.2 INFORMATIVA NEI CONFRONTI DELL’ORGANISMO DI VIGILANZA

4. SISTEMA SANZIONATORIO E DISCIPLINARE
4.1  LAVORATORI DIPENDENTI
4.2  ORGANI DIRETTIVI E AMMINISTRATORI
4.3  COLLABORATORI ESTERNI E PARTNERS

Il Decreto Legislativo n. 231 dell’8 giugno 2001, che introduce la “Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica” (di seguito il “Decreto”), ha adeguato la normativa italiana in materia di responsabilità delle persone giuridiche ad alcune convenzioni internazionali precedentemente sottoscritte dall’Italia, in particolare la Convenzione di Bruxelles del 26 luglio 1995 sulla tutela degli interessi finanziari della Comunità Europea, la Convenzione di Bruxelles del 26 maggio 1997 sulla lotta alla corruzione di funzionari pubblici sia della Comunità Europea che degli Stati membri e la Convenzione OCSE del 17 dicembre 1997 sulla lotta alla corruzione di pubblici ufficiali stranieri nelle operazioni economiche ed internazionali.
Il Decreto ha introdotto nell’ordinamento italiano un regime di responsabilità amministrativa (equiparabile sostanzialmente alla responsabilità penale), a carico delle persone giuridiche, che va ad aggiungersi alla responsabilità della persona fisica che ha realizzato materialmente i reati e che mira a coinvolgere, nella punizione degli stessi, gli Enti nel cui interesse o vantaggio tali reati siano stati compiuti. I punti fondamentali del Decreto riguardano:
a) l’individuazione delle persone che, commettendo un reato nell’interesse o a vantaggio dell’ente, ne possono determinare la responsabilità. In particolare possono essere:
1. persone fisiche che rivestono posizione di vertice (“apicali”) (rappresentanza, amministrazione o direzione dell’Ente o di altra unità organizzativa o persone che esercitano, di fatto, la gestione ed il controllo);
2. persone fisiche sottoposte alla direzione o vigilanza da parte di uno dei soggetti sopraindicati.
b) La tipologia dei reati previsti che riguarda
i) reati commessi in danno della Pubblica Amministrazione,
ii) reati in tema di falsità in monete, carte di pubblico credito e valori in bollo, introdotti nella disciplina dalla legge 406/2001, art. 6, che ha inserito nel D. Lgs 231/2001 l’art. 25-bis,
iii) reati in materia societaria introdotti nella disciplina dal D.Lgs 61/2002, che ha inserito nel D. Lgs 231/2001 l’art. 25-ter,
iv) delitti con finalità di terrorismo o di eversione dell’ordine democratico introdotti nella disciplina dalla Legge 7/2003, che ha inserito nel D.Lgs 231/2001 l’art. 25-quater.
v) delitti in tema di riduzione o mantenimento in schiavitù o in servitù, di tratta di persone e di acquisto e alienazione di schiavi introdotti nella disciplina con legge 228/2003, che ha inserito nel D.Lgs 231/2001 l’art. 25-quinquies
vi) i reati di abuso di informazioni privilegiate e di manipolazione del mercato indicati all’art.9 della Legge 18 Aprile 2005 n°62 (Legge Comunitaria 2004) che a sua volta recepisce la direttiva 2006/6/CE – previsti dalla parte V, titolo I-bis, capo II, del testo unico di cui al decreto legislativo 24 febbraio 1998 n°58 – sono recepiti dal Legislatore nazionale attraverso l’art. 25 sexies del D.lgs.231/01.
In considerazione dell’area di attività di Beiersdorf S.p.A., tra i reati enumerati dal Decreto vengono giudicati rilevanti per la Società quelli riportati sub i) e iii), che in seguito si andranno ad elencare con la relativa descrizione della condotta criminosa.

Il sistema sanzionatorio previsto dal Decreto prevede sanzioni pecuniarie e sanzioni interdittive. La sanzione pecuniaria è determinata dal giudice attraverso un sistema basato su «quote» e, quando il giudice ritiene l’ente responsabile, è sempre applicata la sanzione pecuniaria.
Le sanzioni interdittive si applicano in aggiunta alle sanzioni pecuniarie e costituiscono le reazioni afflittive di maggior rilievo.
Le sanzioni interdittive previste dal Decreto sono:
- l’interdizione, temporanea o definitiva, dall’esercizio dell’attività;
- la sospensione o la revoca delle autorizzazioni, licenze o concessioni funzionali alla commissione dell’illecito;
- il divieto di contrattare con la pubblica amministrazione, salvo che per ottenere le prestazioni di un pubblico servizio;
- l’esclusione da agevolazioni, finanziamenti, contributi o sussidi e l’eventuale revoca di quelli già concessi;
- il divieto, temporaneo o definitivo, di pubblicizzare beni o servizi. Le sanzioni interdittive si applicano solo in ipotesi tassative e purché ricorra almeno una delle seguenti condizioni:
- l’ente ha tratto dal reato un profitto rilevante e il reato è stato commesso da un soggetto apicale,
- da un soggetto subordinato, qualora la commissione del reato sia stata agevolata da gravi carenze organizzative,
- in caso di reiterazione degli illeciti.
Le sanzioni interdittive sono normalmente temporanee, ma possono eccezionalmente essere applicate con effetti definitivi.
Le sanzioni interdittive possono essere applicate anche in via cautelare, su richiesta del Pubblico Ministero, qualora sussistano gravi indizi della responsabilità dell’ente e vi siano fondati e specifici elementi tali da far ritenere il concreto pericolo che vengano commessi illeciti della stessa indole di quello per cui si procede. Oltre alla sanzione pecuniaria e alle sanzioni interdittive il Decreto prevede ulteriori due sanzioni:
a) la confisca, che consiste nell’acquisizione da parte dello Stato del prezzo o del profitto del reato (ovvero,  quando non è possibile eseguire la confisca direttamente sul prezzo o sul profitto del reato, nell’apprensione di somme di danaro, beni o altre utilità di valore equivalente al prezzo o al profitto del reato);
b) la pubblicazione della sentenza di condanna, che consiste nella pubblicazione della condanna una sola volta, per estratto o per intero a spese dell’ente, in uno o più giornali indicati dal Giudice nella sentenza nonché mediante affissione nel comune ove l’ente ha la sede principale.

Gli art. 6 e 7 del Decreto prevedono forme specifiche di esonero dalla responsabilità amministrativa dell’Ente per i reati commessi nell’interesse o a vantaggio dell’Ente sia da soggetti apicali sia da dipendenti. In particolare nel caso di reati commessi da soggetti in posizione apicale l’art. 6 prevede l’esonero qualora l’Ente stesso dimostri che:
a) l’organo dirigente abbia adottato ed efficacemente attuato, prima della commissione del fatto, un modello di organizzazione e di gestione idoneo a prevenire reati della specie di quello verificatosi (di seguito il “Modello”);
b) il compito di vigilare sul funzionamento e l’osservanza del Modello nonché di proporne l’aggiornamento sia stato affidato ad un Organismo di Vigilanza dell’Ente (di seguito “OdV”), dotato di autonomi poteri di iniziativa e controllo;
c) le persone che hanno commesso il reato abbiano agito eludendo fraudolentemente il suddetto Modello;
d) non vi sia stata omessa o insufficiente vigilanza da parte dell’OdV.
Per quanto concerne i dipendenti, l’art. 7 prevede l’esonero nel caso in cui l’ente abbia adottato ed efficacemente attuato prima della commissione del reato un modello di organizzazione gestione e controllo idoneo a prevenire reati della specie di quello verificatosi.
Il Decreto prevede, inoltre, che il Modello, debba rispondere alle seguenti esigenze:
1. individuare le attività nel cui ambito esiste la possibilità che siano commessi reati;
2. prevedere specifici protocolli diretti a programmare la formazione e l’attuazione delle decisioni dell’Ente in relazione ai reati da prevenire;
3. individuare modalità di gestione delle risorse finanziarie idonee ad impedire la commissione di tali reati;
4. prevedere obblighi di informazione nei confronti dell’OdV;
5. introdurre un sistema disciplinare interno idoneo a sanzionare il mancato rispetto delle misure indicate nel modello.

La predisposizione del presente Modello è ispirata alle Linee Guida per la costruzione dei modelli di Organizzazione, Gestione e Controllo, elaborate da Confindustria il 7 marzo 2002 e successivamente integrate in data 3 ottobre.
Il percorso da queste indicato per l’elaborazione del Modello può essere sintetizzato secondo i seguenti punti fondamentali:
- individuazione delle aree a rischio, volta a verificare in quali aree/settori aziendali sia possibile la realizzazione dei reati;
- predisposizione di un sistema di controllo in grado di ridurre i rischi attraverso l’adozione di appositi protocolli.
A supporto di quanto sopra soccorre l’insieme coordinato di strutture organizzative, attività e regole operative applicate – su indicazione del vertice apicale – dal management e dal personale aziendale, volto a fornire una ragionevole sicurezza in merito al raggiungimento delle finalità rientranti in un buon sistema di controllo interno.

Beiersdorf S.p.A., nell’ottica di assicurare e migliorare le condizioni di correttezza e di trasparenza nella conduzione degli affari e delle attività aziendali, ha ritenuto conforme alle proprie politiche aziendali procedere all’adozione, mediante deliberazione del Consiglio di Amministrazione del 20/03/2013 di un modello di organizzazione e di gestione conforme alle prescrizioni del Decreto ed alle Linee Guida emanate da Confindustria. Tale Modello, unitamente all’adozione del Codice Etico, con delibera del Consiglio di Amministrazione del 20/03/2013, si propone di costituire un valido strumento di sensibilizzazione nei confronti di tutti i dipendenti della Società e di tutti gli altri soggetti alla stessa cointeressati, affinché seguano, nell’espletamento delle proprie attività, comportamenti corretti, lineari ed improntati alla legalità , tali da prevenire il rischio di commissione dei reati contemplati nel Decreto.

Con l’adozione del presente modello Beiersdorf S.p.A. si determina ad osservare compiutamente le prescrizioni di legge, conformandosi ai principi ispiratori del Decreto, incrementando il sistema dei controlli tesi a prevenire la commissione dei reati.
Il Modello si basa su di un sistema strutturato ed organico di procedure che si propongono di:
-        individuare le aree ed i processi di verosimile rischio nello svolgimento dell’attività aziendale;
-        fissare un sistema normativo interno teso a programmare la formazione e l’attuazione delle decisioni della società in relazione ai rischi da prevenire a mezzo del Codice Etico e di un sistema di deleghe di funzioni e di procure per la firma di atti aziendali che assicuri una cristallina rappresentazione del processo di formazione e di attuazione delle decisioni;
-        individuare i processi di gestione e di controllo delle risorse finanziarie nelle attività a rischio;
-        attribuire all’OdV il compito di vigilare sul funzionamento e sull’osservanza del Modello e di proporne e curarne l’aggiornamento. Quindi, il Modello si propone le finalità che seguono:
-        migliorare il sistema di corporate governance, con particolare attenzione all’obbiettivo  di prevenire la commissione di reati;
-        preordinare un articolato sistema di prevenzione e controllo teso alla riduzione del rischio di commissione dei reati connessi all’attività aziendale;
-        informare adeguatamente tutti coloro che operano a nome e per conto della società, soprattutto nelle aree di attività a rischio, che la violazione delle prescrizioni contenute nel Modello, qualora si concretizzi in un illecito, potrà comportare sanzioni amministrative e penali non solo nei loro confronti ma anche in quelli della società;
-        informare tutti coloro che operano a nome e per conto della società che la violazione delle prescrizioni contenute nel Modello comporterà l’applicazione di sanzioni disciplinari;
-        diffondere ed affermare una cultura d’impresa fondata sulla legalità, con espressa riprovazione da parte della Società di ogni comportamento contrario alla legge, alle disposizioni interne ed alle disposizioni contenute nel presente Modello;
-        diffondere la cultura del controllo, che deve presiedere al raggiungimento degli obiettivi che la Società si prefigge di raggiungere.

In conformità a quanto previsto dall’art. 6, I comma, lettera a) del Decreto l’Organo Dirigente ha competenza esclusiva per l’adozione, modificazione ed integrazione del Modello .
In particolare il Consiglio di Amministrazione è tenuto a modificare con tempestività il Modello nell’ipotesi in cui vengano riscontrate violazioni od elusioni delle prescrizioni in esso contenute, ovvero qualora il Modello si manifesti inadeguato al fine di garantire l’efficace prevenzione delle fattispecie delittuose previste dal Decreto. E’ demandato altresì al Consiglio di Amministrazione il compito di integrare ed aggiornare il Modello qualora intervengano mutamenti nel sistema normativo che amplino l’ambito di applicazione del Decreto.
L’OdV deve tempestivamente segnalare al Presidente del Consiglio di Amministrazione ogni fatto dal quale derivi la necessità di revisione ed aggiornamento del modello. Il tal caso il Presidente del Consiglio di Amministrazione provvede a convocare il Consiglio di Amministrazione al fine di adottare ogni opportuna deliberazione di competenza.
Le modifiche delle procedure devono essere comunicate all’OdV, nonché alle società controllate affinché queste ultime adeguino i rispettivi modelli.

Le regole contenute nel Modello si applicano a coloro che svolgono funzioni di gestione, amministrazione, direzione o controllo nella Società, ai dipendenti della medesima, nonché coloro i quali, pur essendo soggetti esterni, operano su mandato della stessa o sono legati da rapporti di collaborazione tali da ritenere opportuno applicare le procedure previste dal Modello al fine di prevenire la commissione di reati.
I soggetti ai quali il Modello si rivolge sono tenuti a rispettarne il contenuto, le relative disposizioni ed a contribuire all’attuazione del medesimo.
La Società promuove l’effettiva conoscenza del Modello, dei relativi protocolli interni e dei loro aggiornamenti tra tutti i soggetti interessati attraverso le modalità ritenute idonee.

In ottemperanza agli artt. 6 e 7 del Decreto il compito di vigilare con continuità in ordine all’efficace funzionamento ed all’osservanza delle prescrizioni del Modello, nonché di proporre e promuovere l’aggiornamento, è demandato ad un organismo della Società connotato da autonomia, professionalità ed indipendenza nell’esercizio delle proprie funzioni.
Ai fini di cui sopra, e secondo il disposto dell’art. 6, lettera b) del Decreto, la Società, con deliberazione del 20/03/2013, costituisce un collegio denominato “Organismo di Vigilanza”, disciplinato dalle disposizioni che seguono.
I membri dell’OdV devono essere scelti in base ai requisiti di professionalità, onorabilità, competenza, indipendenza ed autonomia funzionale.
L’OdV può, così come previsto dalla legge di stabilità del 2012, essere composto dai membri del Collegio Sindacale, i quali nominano il Presidente dell’OdV.
All’OdV sono attribuiti i compiti di:
-        vigilare sull’effettiva attuazione del Modello;
-        verificare la concreta efficacia del Modello e l’idoneità del medesimo a prevenire la commissione dei reati previsti dal decreto;
-        proporre aggiornamenti e modifiche al modello in ragione di intervenuti mutamenti normativi o delle condizioni aziendali. Modifiche che comunque restano assoggettate all’approvazione del Consiglio di Amministrazione. L’OdV, al fine di esercitare le funzioni di cui sopra, dispone di autonomi poteri di iniziativa e di controllo, nonché di autonomi poteri di spesa, determinati sulla base di un preventivo annuale approvato dal Consiglio di Amministrazione su proposta dell’OdV medesimo. L’OdV, nel perseguimento della finalità di vigilare sulla concreta attuazione del Modello adottato dalla Società, esercita i seguenti poteri di iniziativa e controllo nel rispetto delle norme di legge e dei diritti individuali dei lavoratori e delle persone interessate:
-        verifica periodica della mappa delle aree a rischio reato al fine di adeguare la stessa agli eventuali intervenuti mutamenti dell’attività o della struttura aziendale; -        accede a tutte le informazioni concernenti le attività a rischio e può chiedere informazioni o l’esibizione di documenti ai dirigenti della società ed a tutto il personale dipendente che svolga la propria attività nell’ambito delle attività a rischio ovvero sovraintenda alle medesime;
-        effettua verifiche periodiche su attività, operazioni o atti specifici, posti in essere nell’ambito delle attività a rischio;
-        conduce le indagini interne tese all’accertamento di presunte violazioni delle prescrizioni del modello emerse nel corso dell’attività di vigilanza svolta dall’Organismo o segnalate al medesimo

L’OdV riferisce in ordine all’attuazione del Modello ed all’eventuale sussistenza di profili di criticità del medesimo provvedendo a redigere periodicamente, e comunque almeno una volta l’anno, una relazione scritta relativa all’attività svolta che, unitamente ad un motivato rendiconto delle spese sostenute, dovrà essere inoltrata al Presidente del Consiglio di Amministrazione.
Tali relazioni periodiche assolvono anche lo scopo di consentire al Consiglio di Amministrazione di acquisire gli elementi necessari al fine di valutare l’opportunità di apportare eventuali modificazioni al Modello. Le relazioni dovranno pertanto presentare ed evidenziare:
-        le eventuali problematiche relative alle modalità di attuazione delle procedure previste dal Modello;
-        le segnalazioni ricevute dai soggetti interni ed esterni in ordine al Modello, le relative attività svolte e gli esiti delle verifiche;
-        i procedimenti disciplinari e le sanzioni eventualmente applicate dalla Società con esclusivo riferimento alle attività a rischio;
-        la valutazione della concreta applicazione e della funzionalità del Modello, con eventuali indicazioni, integrazioni, correzione o modifiche tese al miglioramento dello stesso. In ogni caso, l’OdV dovrà riferire tempestivamente al Presidente del Consiglio di Amministrazione in ordine ad ogni violazione del Modello ritenuta fondata di cui sia venuto a conoscenza.

Il personale della Società ha facoltà di rivolgersi direttamente all’OdV per segnalare violazioni del modello o delle procedure stabilite per la sua attuazione.
L’OdV valuterà le segnalazioni ricevute, in forma scritta e non anonima, adottando le misure idonee affinché sia garantita la riservatezza in ordine all’identità del segnalante.
Le eventuali conseguenti iniziative saranno disposte ad esclusiva discrezione dell’OdV, il quale dovrà comunque motivare eventuali rifiuti di procedere ad una indagine interna.
Devono essere trasmesse all’OdV le informazioni relative ai seguenti atti ufficiali:
-        atti, provvedimenti o notizie provenienti dalle Autorità in ordine allo svolgimento di indagini, anche nei confronti di ignoti, per i reati di cui al Decreto;
-        le richieste di assistenza legale inoltrare dai dirigenti e/o quadri in relazione all’instaurazione di procedimento giudiziario per i reati di cui al Decreto;
-        i rapporti redatti dai responsabili aziendali nell’ambito delle loro attività e funzioni dai quali emergano fatti, atti, eventi, azioni od omissioni che presentino profili di criticità in relazione all’attuazione delle prescrizioni del Modello e del Decreto;
-        le notizie relative alla effettiva attuazione del Modello con evidenza dei procedimenti disciplinari svolti, delle eventuali sanzioni irrogate, dei provvedimenti di archiviazione e delle relative motivazioni;
-        il sistema delle deleghe adottato dalla Società e ogni modifica relativa al medesimo.

Secondo il disposto dell’art. 6, II comma, lettera e) del Decreto viene introdotto un sistema disciplinare idoneo a sanzionare il mancato rispetto delle misure indicate nel modello, che costituisce condizione essenziale per assicurare l’effettività del Modello stesso.
L’applicazione delle misure sanzionatorie e disciplinari prescinde dall’esito di un eventuale procedimento penale, e non pregiudica né modifica ulteriori eventuali conseguenze di diversa natura che possano derivare dal medesimo fatto.
Le sanzioni per le violazioni delle disposizioni del presente Modello sono adottate dagli organi competenti in forza dei poteri e delle attribuzioni loro conferiti dallo Statuto e dai regolamenti della Società.
La violazione del Modello e delle relative procedure deve essere immediatamente comunicata all’OdV da parte di tutti i destinatari del Modello.
All’OdV deve altresì essere comunicata l’eventuale applicazione di una sanzione prevista per la violazione del Modello o delle procedure disposta nei confronti di qualsiasi soggetto tenuto all’osservanza del Modello.

Le condotte poste in essere dai lavoratori dipendenti con qualifica di operaio, impiegato e quadro in violazione delle singole norme comportamentali previste dal Modello sono definite come illeciti disciplinari.
Nei confronti dei soggetti di cui sopra il sistema disciplinare è applicato in conformità all’art. 7 L. 20.5.1970 n. 300 (Statuto dei Lavoratori) ed ai vigenti CCNL dei lavoratori dipendenti.
Il Modello costituisce un complesso di norme alle quali il personale dipendente deve uniformarsi anche ai sensi di quanto statuito dai rispettivi CCNL in materia di norme comportamentali e di sanzioni disciplinari In relazione a quanto sopra il Modello fa espresso riferimento alle categorie di fatti sanzionabili previste dall’apparato sanzionatorio esistente.
Pertanto la violazione delle previsioni del Modello e delle relative procedure di attuazione, comporta l’applicazione del procedimento disciplinare e delle conseguenti sanzioni, in conformità alla legge ed ai CCNL.
In ogni caso, qualora il fatto costituisca violazione di doveri derivanti dalla legge o dal rapporto di lavoro, tale da non consentire la prosecuzione del rapporto medesimo nemmeno in via provvisoria, potrà essere disposto il licenziamento senza preavviso, ex art. 2119 c.c. e nel rispetto della normativa vigente, ferma restando l’osservanza del procedimento disciplinare.
Il sistema disciplinare deve essere monitorato dall’OdV e dalla Direzione del Personale.

Qualora la violazione delle procedure previste dal Modello sia realizzata da parte di dirigenti si provvede ad applicare nei confronti dei soggetti ritenuti responsabili le misure idonee previste dalla legge e dal CCNL applicabile.
L’OdV provvede a dare comunicazione di quanto sopra al titolare del potere disciplinare ed al Consiglio di Amministrazione.
Se la violazione riguarda Amministratori della Società, l’OdV deve darne comunicazione al Consiglio d’Amministrazione ed al Collegio Sindacale.
Il Consiglio di Amministrazione può applicare, nei confronti degli Amministratori che abbiano commesso una violazione del Modello o delle procedure, ogni idoneo provvedimento consentito dalla legge.
Nelle fattispecie connotate da maggior gravità il Consiglio d’Amministrazione convoca l’Assemblea proponendo la revoca dalla carica.

Ogni comportamento posto in essere da collaboratori esterni o da partners in dispregio delle norme di condotta previste dal Modello e tale da comportare il rischio di commissione di un reato previsto dal Decreto potrà determinare, previa attivazione ed apposizione di opportune ed idonee clausole contrattuali nelle lettere di incarico e negli accordi di partnership, la risoluzione del rapporto.
L’OdV informa di quanto sopra il Consigliere Delegato, il Direttore Risorse umane ed il Responsabile dell’Area alla quale il contratto o rapporto si riferisce al fine di deliberare in ordine alle misure sanzionatorie previste.